會(huì)議管理制度

 

       一(yī)、目的

       為(wèi)使公司的會(huì)議管理規範化和有序化，提高(gāo)會(huì)議的質量和效率，降低(dī)會(huì)議成本，切實跟蹤會(huì)議提出的各項工(gōng)作任務的完成情況，從(cóng)而保證會(huì)議的有效性，特制定本制度。

       二、适用範圍

       本制度适用于甯波天發建築勞務有限公司各類會(huì)議。

       三、會(huì)議遵循的原則

       1、流程化原則

       對于公司各種類型的會(huì)議，應事(shì)先制定相(xiàng)應的會(huì)議流程，按照(zhào)一(yī)定的模式進行，做好必要的準備工(gōng)作，以便于會(huì)議的召開(kāi)更加規範化、制度化。

       2、有效性原則

       每一(yī)次會(huì)議都應該達到(dào)預定的效果，絕不能(néng)“會(huì)而不議，議而不果”，提高(gāo)會(huì)議的效率。在召集會(huì)議前，應通(tōng)知參會(huì)者有關會(huì)議的議題，是否要求發言等。每次會(huì)議隻通(tōng)知與會(huì)議議題有關的人員(yuán)出席。

       3、求同存異原則

       會(huì)議上(shàng)應該允許不同意見(jiàn)的出現，要讓持不同意見(jiàn)的人暢所欲言。關于一(yī)般的問題，可以采取少數服從(cóng)多(duō)數的原則，對于事(shì)關重大或比較嚴肅的議題，則應采納會(huì)議負責人的意見(jiàn)。

       4、民(mín)主集中原則

       會(huì)議讨論議題，應本著(zhe)集思廣益的原則，鼓勵參會(huì)者充分參與讨論，由會(huì)議主持人将集體的意見(jiàn)集中在一(yī)起，形成會(huì)議共識。

        5、會(huì)議備檔原則

        對于會(huì)議過程中所出現的所有重要事(shì)情，特别是總經理辦公會(huì)議讨論的一(yī)些原則性問題，都應該記錄下(xià)來，以備查閱，作為(wèi)公司日後工(gōng)作的參考資料。

        四、會(huì)議形式

        1、公司的會(huì)議形式包括：定期的常規性會(huì)議和臨時性會(huì)議。其中定期的常規性會(huì)議主要包括以下(xià)三種形式：

       （1）每周部門(mén)會(huì)議；

       （2）每月(yuè)總經理辦公會(huì)議；

       （3）公司年(nián)度工(gōng)作會(huì)議。

        2、臨時性會(huì)議是以會(huì)議的組織部門(mén)為(wèi)主召開(kāi)，具體會(huì)議參加人、會(huì)議時間及會(huì)議内容應提前告知相(xiàng)關參會(huì)成員(yuán)。

        五、會(huì)議通(tōng)知

        1、常規性會(huì)議除時間臨時調整外，由組織部門(mén)提前一(yī)天通(tōng)知參會(huì)成員(yuán)；

        2、每周部門(mén)會(huì)議由各部門(mén)負責人指定時間召開(kāi)；每月(yuè)總經理辦公會(huì)議定于每月(yuè)5日左右召開(kāi)，公司年(nián)度工(gōng)作會(huì)議定于次年(nián)1月(yuè)份召開(kāi)；

        3、臨時性會(huì)議按“誰提議，誰通(tōng)知”的原則進行會(huì)議通(tōng)知；

        4、會(huì)議通(tōng)知須于開(kāi)會(huì)前兩個(gè)工(gōng)作日内通(tōng)知參會(huì)人及辦公室文員(yuán)做好會(huì)議準備；

        5、會(huì)議通(tōng)知的内容需要包括會(huì)議時間、會(huì)議地點、會(huì)議主持部門(mén)、參會(huì)成員(yuán)、會(huì)議主題、會(huì)議須準備的資料及參會(huì)注意事(shì)項等。

        六、會(huì)議流程

        1、參會(huì)成員(yuán)對上(shàng)階段工(gōng)作做總結性彙報(bào)和對下(xià)階段工(gōng)作計劃、部署：

        ① 工(gōng)作的完成情況及進度說明；

        ② 工(gōng)作中存在的問題、分析原因及改善措施；

        ③ 下(xià)階段工(gōng)作的總體安排及采取的具體方案；

        ④ 當工(gōng)作有進展難度時，提出幫助請求并集體讨論解決；

        2、涉及各部門(mén)或崗位協同配合的工(gōng)作開(kāi)展商議讨論：

        ① 協調各部門(mén)工(gōng)作進度，使各項生(shēng)産、經營活動按照(zhào)預期目标有序展開(kāi)；

        ② 對涉及部門(mén)較多(duō)，公司整體有較大影響的問題進行集體探讨；

        3、會(huì)議負責人對參會(huì)成員(yuán)的工(gōng)作報(bào)告做出點評，部署現階段的重點工(gōng)作，指導和監督各部門(mén)或崗位落實執行。

        第六條  會(huì)議的落實和反饋

        1、 總經理辦公會(huì)議召開(kāi)前兩天，參會(huì)成員(yuán)将各自(zì)的月(yuè)度工(gōng)作報(bào)告統一(yī)彙總到(dào)辦公室;

        2、 根據會(huì)議議題和決定的事(shì)項，由參會(huì)成員(yuán)按照(zhào)各類會(huì)議要求組織貫徹落實，并及時将結果或進度向總經理報(bào)告;

        3、 總經理辦公會(huì)議需要将會(huì)議記錄整理成會(huì)議紀要，由總經理審定簽發，各成員(yuán)簽字确認并執行;

        4、 會(huì)議紀要一(yī)旦審定簽發後具有一(yī)定的權威性，會(huì)議紀要中的工(gōng)作任務，代表總經理辦公會(huì)議共同的決議，各部門(mén)應按照(zhào)會(huì)議決定事(shì)項嚴格貫徹執行。

        七、會(huì)議的紀律和要求

        1、所有參會(huì)成員(yuán)必須提前5分鍾到(dào)達會(huì)議室，會(huì)議主持人清點會(huì)議人數，會(huì)前向會(huì)議負責人報(bào)告參會(huì)成員(yuán)到(dào)會(huì)情況;

        2、不得無故遲到(dào)，早退，缺勤，因特殊情況确實無法參加，需要提前一(yī)天向會(huì)議主持人請假，說明請假事(shì)由;

        3、會(huì)議期間應紀律嚴明，思想集中，認真聽取參會(huì)成員(yuán)發言，不交頭接耳，禁止在會(huì)議期間吸煙(yān);

        4、手機(jī)應關機(jī)或設置靜(jìng)音(yīn)狀态，不得随意接聽電(diàn)話，如有特殊電(diàn)話，需要到(dào)會(huì)議室外接聽，避免影響他人開(kāi)會(huì)；

        5、發言人員(yuán)應在會(huì)前做好充分準備，将發言内容形成彙報(bào)材料，發言思路(lù)清晰，條理清楚，重點突出，簡短扼要;

        6、對其他參會(huì)成員(yuán)提出的議案要充分發表自(zì)己意見(jiàn)，尊重他人，廣開(kāi)言路(lù)，各抒己見(jiàn)，最終達成共同決議;

        7、總經理辦公會(huì)議決定的事(shì)項，由參會(huì)成員(yuán)負責落實和執行，由辦公室負責協調和督辦;

        8、參會(huì)成員(yuán)應對會(huì)議的重要決定和内容信息根據知情權限等級實行嚴格的保密紀律。